PRIVACY POLICY

Dedalus Italia S.p.a. (“Dedalus”) attribuisce grande importanza, e intende prestare particolare attenzione, alla protezione dei suoi dati personali e al rispetto della sua privacy.
Lo scopo della presente informativa è quindi quello di informarla sul trattamento dei suoi dati personali quando agisce per conto di un fornitore o di un partner commerciale del Gruppo Dedalus (ad esempio, dipendente, stagista, rappresentante della società, ecc.).
A tal proposito, le ricordiamo che il Titolare del trattamento dei suoi dati personali è Dedalus Italia S.p.a. che include tra i suoi fornitori o partner commerciale il soggetto per conto del quale sta agendo (di seguito denominato, “noi” “nostro” e “ci”). Si prega di fare riferimento alla Sezione 7 (“Come può contattarci?”) qui di seguito per accedere ai dettagli di contatto del relativo Titolare del trattamento.

1 QUALI DATI PERSONALI RACCOGLIAMO?
Raccogliamo le seguenti categorie di dati personali su di lei:

• Dati identificativi (ad esempio, cognome, nome, dati di contatto, ecc.).
• Dati professionali (ad esempio, posizione ricoperta, identità del suo datore di lavoro, ecc.)

Nella maggior parte dei casi, la comunicazione dei suoi dati personali è obbligatoria; senza di essi non saremo in grado di gestire correttamente il nostro rapporto di collaborazione con l’entità per conto della quale sta agendo. Ad esempio, se rifiuta di fornirci i suoi dati di contatto per poterle inviare un accordo da firmare, non potremo stipulare un contratto con l’entità per conto della quale sta agendo.
In ogni caso, la informeremo quando sarà obbligatorio fornire i suoi dati personali.
Inoltre, nel caso in cui ci fornisca dati personali appartenenti a terzi (ad esempio, i dati di un firmatario affinché possiamo preparare l’accordo da firmare), lei garantisce che tali persone siano state debitamente informate del trattamento dei loro dati personali in conformità alla presente politica e, se richiesto, che gli stessi abbiano acconsentito al trattamento dei loro dati personali.

2 PERCHE’ UTILIZZIAMO I SUOI DATI PERSONALI?
La tabella sottostante illustra le finalità per cui trattiamo i suoi dati personali e, per ogni finalità, la base giuridica dell’operazione di trattamento in questione:

FINALITA’	BASE GIURIDICA
Gestione delle relazioni con i fornitori (anche potenziali), fornitori di servizi e partner commerciali (ad es. agenti, ecc.), incluso, ma non limitato a: (i) preparazione ed esecuzione degli accordi; (ii) gestione degli ordini e follow-up; (iii) fatturazione; ecc.	Il trattamento è necessario per l’esecuzione di un contratto o per prendere provvedimenti, su sua richiesta, per stipulare un contratto.
Se possibile, lo studio, l’organizzazione e l’esecuzione di transazioni relative alle nostre attività, in particolare nell’ambito di fusioni e acquisizioni, spin-off, ecc.	Il nostro legittimo interesse a trovare e gestire investitori / acquirenti / altre parti interessate che potrebbero essere interessate alla nostra attività.
Analisi dei dati per scopi di business intelligence al fine di migliorare la nostra comprensione dei processi aziendali interni, valutare l’efficacia e l’efficienza del nostro sistema di gestione e valutare le iniziative	Il nostro legittimo interesse ad analizzare la nostra organizzazione e migliorarne i processi interni
Conformità con il quadro giuridico applicabile	Necessità di rispettare un obbligo legale a cui siamo soggetti.
Gestire e seguire le fatture non pagate, così come le potenziali controversie con te o con terzi.	Il trattamento è necessario per gestire il contratto e per perseguire il nostro legittimo interesse a riscuotere le somme dovute e per difendere i nostri interessi, anche attraverso azioni legali e, ove applicabile, se vengono trattate determinate categorie di dati (condanne, reati, misure di sicurezza), la necessità di stabilire, esercitare o difendere i nostri diritti legali.

In ogni caso, la preghiamo di notare che non tratteremo i suoi dati personali per nessun’altra finalità che sia incompatibile con quelle sopra menzionate.
3 CON CHI CONDIVIDIAMO I SUOI DATI PERSONALI?
Nell’ambito delle nostre operazioni di trattamento, possiamo comunicare i suoi dati personali ai seguenti destinatari:

• ai nostri fornitori, agenti e appaltatori, nella misura in cui ci assistono nello svolgimento delle finalità di cui alla presente politica (ad esempio, utilizziamo fornitori di servizi IT per archiviare i suoi dati personali per nostro conto, ecc.).
• ad altre entità del Gruppo Dedalus (ad esempio, nel contesto dei nostri obblighi contabili/fiscali, potremmo dover condividere una certa quantità di informazioni, compresi i dati personali che la riguardano, per scopi di consolidamento a livello di Gruppo Dedalus, ad esempio, alcuni servizi possono essere contrattati dall’azienda a favore di tutte le entità del gruppo).
• ove applicabile, agli investitori/acquirenti e ai loro consulenti (per esempio, nel contesto di fusioni e acquisizioni).
• ai tribunali competenti, alle autorità pubbliche, alle agenzie governative e alle forze dell’ordine (anche quando siamo tenuti a rispettare le richieste legali o normative).

Indipendentemente dal destinatario, comunicheremo i suoi dati personali solo sulla base della stretta necessità di sapere e solo nella misura necessaria per soddisfare le finalità identificate in questa informativa.
Non vendiamo i suoi dati personali.

4 TRASFERIAMO DATI AL DI FUORI DELLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO?
In relazione alle operazioni di trattamento descritte in questa informativa, trasferiamo i suoi dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (“SEE”), anche in paesi che non sono riconosciuti dalla Commissione europea come adeguati con riguardo al livello di protezione dei dati personali.
In questo caso, ci assicuriamo che il livello di protezione dei suoi dati personali non sia influenzato negativamente da tali trasferimenti.
Ciò significa in particolare che ciascuno dei trasferimenti previsti si basa almeno su uno dei seguenti meccanismi:

• l’esistenza di una decisione di adeguatezza emessa dalla Commissione Europea per il paese in cui vengono trasferiti i suoi dati personali; o, in alternativa;
• la sottoscrizione di clausole contrattuali standard che riproducono i modelli adottati dalla Commissione Europea; o, in alternativa;
• l’esistenza di una deroga relativa a una delle situazioni specifiche previste in modo esaustivo dal Regolamento generale sulla protezione dei dati personali 2016/679 (“GDPR“) (ad esempio, se ha prestato il suo consenso a tale trasferimento essendo stato informato dell’assenza di garanzie, se il trasferimento è necessario per l’esecuzione di un contratto concluso tra lei e noi, se il trasferimento è necessario per la conclusione o l’esecuzione di un contratto concluso nel suo interesse tra noi e un terzo, o se il trasferimento è necessario per stabilire, esercitare o difendere i nostri diritti in giudizio, ecc.).

È possibile ottenere copie di questi documenti inviando un’e-mail al nostro Responsabile della protezione dei dati (“DPO“), i cui dettagli di contatto sono indicati nella sezione 7 (Come potete contattarci?) qui di seguito.

5 PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I SUOI DATI PERSONALI?
Conserviamo i suoi dati personali per un tempo non superiore a quello necessario per il conseguimento delle finalità del trattamento in questione.
In altre parole, ciò significa che i periodi di conservazione che applichiamo variano a seconda della finalità per cui trattiamo i dati in questione. La seguente tabella indica quindi, per ogni finalità, il periodo di conservazione che sarà applicato ai suoi dati personali: 

FINALITA’	PERIODO DI CONSERVAZIONE
Gestione dei rapporti con fornitori, prestatori di servizi e partner commerciali (ad esempio, agenti, ecc.), tra cui, ma non solo: (i) preparazione ed esecuzione dei contratti; (ii) gestione e follow-up degli ordini effettuati da noi; (iii) pagamento delle fatture; ecc.	Secondo la legislazione nazionale, non più di 10 anni dopo la fine della nostra relazione contrattuale con il fornitore, il prestatore di servizi o il partner commerciale per conto del quale agisce.
Se possibile, lo studio, l’organizzazione e l’esecuzione di transazioni relative alle nostre attività, in particolare nell’ambito di fusioni e acquisizioni, spin-off, ecc.	I suoi dati saranno conservati solo per il tempo necessario a valutare l’opportunità delle transazioni proposte e, se necessario, a realizzarle.
Analisi dei dati per scopi di business intelligence al fine di migliorare la nostra comprensione dei processi aziendali interni, valutare l’efficacia e l’efficienza del nostro sistema di gestione e valutare le iniziative	Per la durata necessaria a realizzare l’analisi di business intelligence
Rispetto del quadro giuridico applicabile	I suoi dati saranno conservati per la durata del periodo di prescrizione degli obblighi a cui siamo soggetti.
Gestire e seguire potenziali controversie con te o con terzi	I suoi dati saranno conservati per la durata del recupero / controversia e fino all’esaurimento di tutti i potenziali rimedi.

Abbiamo anche definito una politica di archiviazione. Questo assicura che i suoi dati personali non vengano conservati inutilmente nella banca dati attiva.
In ogni caso, una volta trascorso il periodo di archiviazione applicabile, cancelleremo definitivamente o renderemo anonimi i suoi dati personali in modo che non possa più essere identificato/a.

6 PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I SUOI DATI PERSONALI?
In conformità con il quadro giuridico applicabile in materia di protezione dei dati personali, in particolare il GDPR, lei dispone dei seguenti diritti in qualità di soggetto interessato:

• Può richiedere l’accesso ai suoi dati personali e chiederne la rettifica o la cancellazione.
• Ha anche il diritto di richiedere che il trattamento dei suoi dati personali sia limitato o di opporsi allo stesso.
• Ha il diritto alla portabilità dei suoi dati personali.
• Se il trattamento dei suoi dati personali si basa sul suo consenso, le ricordiamo che può ritirare il suo consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso effettuato prima del ritiro dello stesso.

Tuttavia, si prega di notare che alcuni dei diritti di cui sopra sono soggetti a condizioni specifiche dettate dal quadro giuridico applicabile in materia di protezione dei dati personali. Quindi, se la sua situazione specifica non soddisfa queste condizioni, non saremo in grado di soddisfare la tua richiesta.
Per esercitare i suoi diritti, può contattare il nostro DPO utilizzando i dettagli di contatto forniti nella sezione 7 (Come può contattarci?). Per elaborare la sua richiesta nel modo più efficiente possibile, potremmo chiederti alcune informazioni aggiuntive per confermare la sua identità e/o aiutarla a localizzare i dati personali che costituiscono l’oggetto della sua richiesta.
In ogni caso, le ricordiamo che può presentare un reclamo all’Autorità di controllo competente.
L’Autorità di controllo in Italia può essere contattata all’indirizzo: https://www.garanteprivacy.it/.

7 COME PUÒ CONTATTARCI?
Se ha domande o richieste riguardanti le nostre operazioni di trattamento con i suoi dati personali ai sensi della presente informativa, può contattare l’Ufficio Privacy all’indirizzo privacy@dedalus.eu  o il nostro DPO all’ indirizzo dpo@dedalus.eu.

 

Versione: Dedalus – Informativa privacy per fornitori e business partners – v. [2]
Ultimo aggiornamento: [Luglio 2022]